KAMPEN MOD STØJ PÅ KONTORET

 
Plantronics har gennemført en undersøgelse under titlen Managing Noise, som sætter fokus på larm og afbrydelser i det åbne kontorlandskab og hvilke følger det har både for virksomheden og den enkle medarbejder. Vi ser her lidt nærmere på hvad det kan betyde for en virksomhed, hvis den ikke selv er opmærksom på problemet.

 

Når banegården rykker ind på kontoret

Da du sad til skriftlig eksamen i 9. klasse gik lærere og censorer rundt og sørgede for, at der var helt stille og det var kun dine egne evner og indsats, der afgjorde kvaliteten af din opgave. Både du og dine klassekammerater vidste, at det nærmest var en dødssynd, at tale så længe prøven var i gang.

Nu sidder du i et åbent kontor sammen med mange kolleger. Folk går konstant rundt og taler sammen, sender en hurtig kommentar henover bordene og telefonerne ringer konstant. Du er kommet i gang med din opgave, men bliver afbrudt, idet din egen telefon ringer, eller fordi en mail popper op på computerskærmen. Pludselig er der lige gået 20 minutter og så skal du i gang igen. Du er ved at fordybe dig, men så står din kollega lige skal have hurtig hjælp til et problem. Dørene går op, hvem kommer der? Et par borde værk tales der om gårsdagens fodboldkamp og i den anden ende af kontoret kommer posten ind med pakker mens printeren står og brokker sig, og nu er der nogen, som griner over i hjørnet, og…

Hvis du kan nikke genkendende til nogle af disse udfordringer kan du trøste dig med, at du ikke er den eneste. Forstyrrende støj og afbrydelser er et udbredt problem i det moderne erhvervsliv. Mange steder oplever man dårlig akustik og larm i de åbne kontormiljøer, der ellers var udtænkt til at bringe ledelse og ansatte tættere på hinanden og effektivisere hverdagens arbejdsprocesser.
Det kan godt være svært at bevare roen, når det er et fælles ansvar at skabe den. Modsat eksamen i skolen sidder alle nemlig ikke og skal koncentrere sig om de samme ting på samme tid.


Plantronics Managing Noise undersøgelse

Plantronics som er en af de førende producenter på markedet af headset til erhvervslivet har lavet en grundig analyse omkring konsekvensen af støj på arbejdspladsen. De har adspurgt 2184 personer fra syv forskellige lande, som i forskellige brancher alle sidder på storrumskontorer blandt mange kolleger.
Konklusionen for dem alle var mere eller mindre den samme; støj medfører afbrydelser. Afbrydelser nedsætter medarbejderens produktivitet og går dermed udover kunderne og virksomhedens samlet ydelse. Det kan igen kun gå ind og ramme på bundlinjen.

 

 

Hvor slemt kan det være?

Plantronics’ undersøgelse kom frem til, at hovedårsagen til støj på arbejdspladsen er, at medarbejdere sidder tættere og tættere sammen i de åbne kontormiljøer. Når man så kobler det sammen med, at langt de fleste virksomheder har kommunikation ind og ud af huset i form af mails og telefonsamtaler, så må man forvente, at det vil udfordre det fysiske rum.
En stor del af de adspurgte personer i undersøgelsen svarede, at en af de største gener er kolleger omkring dem, der taler højt i telefon.


 

Panikløsninger
 Panik løsninger


Ofte ender det med, at folk forlader lokalet for selv at kunne gennemføre en samtale i ro, eller bare for at kunne komme væk fra støjen. Det giver en uro for medarbejderen, fordi man er nødt til at forlade sit bord, hvor man har sine noter og skærm.
Alternativt bliver man siddende og mister fokus på samtalen med kunden, fordi man konstant bliver distraheret af støjen omkring sig. De fleste vil ikke synes, at det er ikke særlig behageligt gang på gang at skulle bede kunden i røret om at gentage hvad de har sagt, fordi man ikke kunne høre det.
Uanset hvad, så risikerer man i sidste ende at give kunden en rigtig dårlig oplevelse af virksomhedens kundeservice.


Omkostningen ved at blive afbrudt
Som vi skrev i vores artikel om støjreducerende headset, så tager det i gennemsnit 23 minutter at genvinde fokus på den opgave man sad med før en afbrydelse. Det kan derfor ramme hårdt i en virksomheds samlet produktivitet, hvis man f.eks. i et åbent kontor med 15- 20 medarbejdere oplever, at man bliver forstyrret på tværs af hinanden i løbet af dagen.
Der er også en fare herved, at man måske fælles vænner sig til, at det er normen være i et støjfyldt arbejdsmiljø. Her kan det det så gå ubemærket hen blandt både medarbejdere og ledelse, at man faktisk kunne yde meget mere under de rette forhold.
I værste fald kan virksomheden opleve, at dens medarbejdere bliver stresset over ikke at kunne følge med. Støj kan ligeledes føre til højere sygefravær, hvilket igen kan gå ud over firmaet som helhed.
Plantronics har lavet en simpel regnemaskine, der kan lave en vurdering på hvad støj kan koste virksomheden i kroner og øre. Det er selvfølgelig en vejledende vurdering og er ment som et værktøj til at synliggøre, hvor seriøst et problem larmen på kontoret kan være.

Se mere (link) Beregn hvad støj koster din virksomhed


Hvad kan du gøre mod støj i din virksomhed?

Når nu I har fundet frem til de dejlige lyse og åbne lokaler, hvor alle kan sidde samlet, så vil det være ærgerligt at prøve at tage kampen op mod larmen ved at slå nye vægge op på kryds og tværs i rummet. Tag i stedet udgangspunkt i jeres medarbejdere, i deres teams; hvem giver det mening at sætte sammen?
Jeres serviceafdeling som har den største kontakt til kunderne vil skulle sidde og tage mange kald og har behov for ikke at blive forstyrret midt i deres samtaler.
Økonomiafdelingen skal kunne sidde og arbejde koncentreret i fred og ro, når der skal afstemmes fakturaer og holdes styr på regnskabet.
Så har I måske også en flok sælgere, der kommer og går i løbet af ugen, men ligeledes har brug for at kunne sætte sig og kunne arbejde koncentreret den ene dag og ringe kanvas den næste.
Hvis I også har produktion og lager har folkene på gulvet ligeledes behov for at kunne kommunikere tydeligt med sine kolleger inde på kontoret, dem der er på farten og måske også kunder?
Når man skal lægge en slagplan for at komme støjen til livs kan alle disse behov måske virke uoverskuelige at angribe og det kan være svært at finde ud af, hvor man skal sætte ind. Det behøver dog ikke være svært.

 

Hvor skal du starte?
 Støjreducerende ANC headset


Det første skridt i kampen mod støjen er at ”væbne” din medarbejder til at kunne fjerne den, når han eller hun sidder og arbejder. I stedet for man skal forlade lokalet for at få ro til en telefonsamtale eller sidde og skrive en vigtig kontrakt, så skab ro for medarbejderen med et støjreducerende headset.
Selvom man i sin jobfunktion ikke foretager mange kald i løbet af dagen, så kan det sagtens give mening at have et headset med aktiv støjreduktion. Udviklingen på markedet har gjort, at man ikke behøver et stort høreværn for at holde larmen på afstand. Støjreducerende headset findes nu i flere forskellige størrelse med hver sin bære stil.
Derfor kan man uden at gå på kompromis med komfort beskytte sine medarbejdere ved at udstyre dem med et headset, som giver dem mulighed for at få fuld koncentration på det vigtige tilbud, der skal sendes ud eller sørge for at samtalen med kunden i telefonen går klart igennem. Lige så vigtigt er det nemlig, at kunden ikke bliver irriteret af en dårlig mikrofon, der suger baggrundsstøj med ind i samtalen.
Med et støjreducerende headset kan medarbejderen til hver en tid lukke sig inde i sit eget virtuelle rum. Om man så ønsker at lytte til musik, netradio eller blot have ro er lige meget. Bare man har det individuelle valg til at styre hvilken lyd man har omkring sig.

Se mere (Artikel) støjreducerende headset


 

Hvad med afbrydelserne?
 Busylight forebygger afbrydelser

En ting er at skabe ro for virksomhedens medarbejdere, men hvad gør man mod unødige afbrydelser? Som nævnt kan det koste en del tid, når man bliver afbrudt midt i en vigtig opgave og det kan virke frustrerende at skulle samle tankerne igen og igen for komme tilbage på sporet og danne fokus.
Et typisk scenarie er for eksempel, at en medarbejder sidder sig og fordyber sig i noget vigtig tekst mens en kollega tror, at man er ledig og så kan man jo godt lige gå hen og tage en snak.
Når din medarbejder er blevet udstyret med et godt headset er den eneste ulempe, at kolleger ikke kan se om man er ledig eller optaget. Man kan jo sidde fordybet i en opgave, lytte til en kunde eller blot arbejde normalt med musik i ørerne.
Her kommer Busylight på banen som et fælles værktøj for hele virksomheden. Busylight er en lampe som typisk monteres på medarbejderens skærm eller støjvæg. Den lyser rødt, når man er optaget og ikke vil forstyrres eller har gang i et kald. Herved får man et ”skjold” mod forstyrrelser, idet omgivelser ved hjælp af den røde lampe bliver gjort opmærksom på, at man ikke må afbrydes.
Hvis jeres virksomhed benytter en softphone løsning som f.eks. Microsoft Skype for Business eller Cisco Jabber, så kan Busylight lampen automatisk vise om man er optaget af et kald, sidder i møde, er væk fra sin plads eller er ledig – grøn.

Se mere (link) Busylight produktside

 

 

Hvad nu hvis den er helt gal?
 Plenom vægmoduler og skillevægge


Nogle gange er akustikken simpelthen så dårlig på et kontor, at lyden bliver kastet rundt og sidder man flere og taler samtidigt kan det komme til at virke som en banegård – et virvar af lyde og tale. God akustik bidrager til et godt indeklima og det er derfor vigtigt at man indretter sine lokaler herefter.
Det kan virke trist at skulle tænke på, at skulle investere i kedelige støjvægge, som egentlig sløjfer tanken om det dejlige, lyse store og åbne kontor, hvor man kan sidde sammen. Der er dog sket meget i udviklingen i både kvalitet og design af produkter til forbedring af akustik til kontormiljøer.
Plenom Office Acoustics designer vægmoduler og skillevægge med moderne look, der falder naturligt ind i stilen i jeres lokaler. Det er muligt at få skræddersyet løsninger i specifikke størrelser og farver, så det giver det rigtige match på jeres kontor.
Produkterne udvikles af de bedste materialer fra Troldtekt, som er kendt for at lave produkter i topkvalitet og lækkert design. Devisen er den samme hos Plenom, der fører tanken videre om at levere løsninger, der funktionelt og visuelt passer ind i det danske erhvervsliv.

Se mere (link) Plenom akustik løsninger


 

Tal, grafer og diagrammer
 Plantronics Managing Noise


Vi vil ikke drukne dig i tal og statistikker, men hvis du selv ønsker at dykke længere ned i Plantronics’ Managing Noise undersøgelse, så kan du på nedenstående side læse mere om de resultater, der er fundet frem til.
Plantronics udlægger blandt andet en skitse af de arbejdsprofiler man typisk har på kontoret og har ligesom i vores artikel om støjreducerende headset forslag til forskellige ANC headset, der kan afhjælpe mange af de støjgener, som man normalt oplever i det åbne kontormiljø.

Læs mere (link) Plantronics Managing Noise


 

Ønsker I hjælp til jeres virksomhed?
Vi håber at denne artikel har kunne give inspiration til hvordan I kan komme støjen til livs. Hvis I dog ønsker en mere dybdegående snak om produktvalg til jeres medarbejdere, samt akustikløsninger til jeres kontor, så er I altid velkommen til at kontakte os.
Vores konsulenter er specialiseret i at lytte til jeres behov og i fællesskab finde frem til netop de løsninger, som vil gavne jeres virksomhed og ansatte bedst.

Kontakt Globe Systems her