DET GODE MØDE - klar til at logge på?
Hvordan formår man at holde fokus i et møde, hvor man ikke sidder sammen fysisk? Hvordan undgår man unødige afbrydelser, dårlig lyd, frustrerende teknik og forhindrer mødet i at gå i vasken? Vi ser her nærmere på hvad der kan være med til at få et godt møde. Er du klar til at logge på?
Hvad handler denne artikel om?
Der findes mange blogs og artikler på nettet omkring mødekultur, fastholdelse af agenda, samt tips til ledelsen omkring hvordan man planlægger møder og hvordan de afvikles.
Som hardware leverandør har vi i Globe Systems dog ønsket at gå et skridt tilbage og se på hvordan man kommer frem til at kunne holde de gode møder. Altså hvad skal man teknisk have på plads for at der ikke går spildtid med at få alle med på mødet eller få PowerPoint til at virke på storskærmen.
Når det er sagt vil vi dog kort lige kigge på hvad det er, som gør et onlinemøde en succes og hvordan det skiller sig ud fra det fysiske møde.
Hvad er et godt onlinemøde?
Uanset hvilken branche man er i vil der i de flestes tilfælde være behov for at afholde en eller anden form for møde. Om det så er et internt medarbejdermøde, eller en samtale i relation med en kunde eller leverandør er i og for sig ligegyldigt. Et succesfuldt møde handler nemlig altid om god kommunikation – begge veje.
I en tid hvor det virtuelle møde er anvendt lige så meget som det fysiske er det både en udfordring, men også en stor fordel at skulle gentænke den måde man afholder sine møder og hvilket udstyr man bruger.
Skype for Business er en af de softphone løsninger som mange virksomheder har migreret over på de seneste år. Her er det nemt både at chatte og ringe sammen, og det er derfor naturligt at Skype også har vundet indpas, når der skal afholdes møder.
Når man mødes online i et konferencekald eller videomøde, så er det vigtigt, at udstyret er i orden. Der må ikke være udfald i samtalen og her skal man sørge for, at virksomhedens medarbejdere sidder med en konferencetelefon af god kvalitet eller et ordentligt headset, hvis man ikke er til stede i mødelokalet og f.eks. sidder i bilen eller i toget.
Derudover bør den der har indkaldt til mødet tænke en agenda ind, som passer til den platform mødet holdes på. Har man medarbejdere med på et længere møde online skal man sørge for at holde deres opmærksom. Det vil sige, at man sørger for at spørge ind til hver enkelt mødedeltager og bruge deres svar og kommentarer til at drive mødet frem mod målet.
Sørg ligeledes for at beslutte inden der kaldes til møde hvilke personer, der er relevant at tage med. En medarbejders tid koster penge og tid koster penge. Vurder derfor hvem, der kan være med til at bidrage til fremdrift omkring mødets emne. Skal der tages beslutninger, hvem er så de rette personer?
Det er nemt at få budt ind med meninger på et møde, men ved at tage de rigtige folk er der større chance for, at der kan eksekveres på opgaver og skabe fremdrift for virksomheden.
Hvad er et godt møderum?
Det klassiske møderum, hvor en leder skal dele info og tage beslutninger med sine medarbejdere eksisterer naturlig stadigvis. Der vil i de fleste virksomheder være brug for at kunne samles et sted, når der skal gives en fælles besked eller præsenteres forretningsstrategier.
Derfor er det selvfølgelig vigtigt at have det basale på plads med det fysiske mødelokale – akustik, lysforhold, tavle og et konferencebord med god plads.
Dagligdagens møder bliver dog ofte holdt i mindre teams – f.eks. ledelsen, salgs team, marketing, udvikling osv. De fleste dukker op med en laptop under armen og man kan næsten ikke sige møde uden at sige Excel ark eller PowerPoint. Derfor er det vigtigt nemt at kunne dele sin skærm enten via f.eks. et HDMI- kabel eller endnu bedre med en trådløs løsning via WiFi.
Polycom Trio 8800 Collaboration Kit giver dig mulighed for via Miracast at dublere skærmen fra din laptop over på møderummets storskærm. Du går simpelthen bare ind i skærmmenuen i Windows og vælger Trio 8800 som ekstra skærm og så er du kørende. Op med de flotte salgstal!
På samme møde understøtter den også Apple AirPlay, så du hurtigt kan dele billeder eller video fra din iPad eller iPhone. Det skal være nemt at vise billeder fra den seneste messe I har været på eller når man skal dele viden om en installation man har lavet hos en kunde.
Hvad er ellers vigtigt?
Hør og bliv hørt
Når der skal kommunikeres ud af mødelokalet med kunder eller kolleger foregår det via en eller anden form for konferenceløsning – typisk en konferencetelefon. Her er lyden ekstremt vigtigt, fordi dynamikken i mødet kan virkelig blive ødelagt, hvis man ikke hører hinanden ordentligt. I mødelokalet skal der derfor tages højde for, at der er mikrofondækning for det maksimale antal personer, som forventes at kunne deltage fysisk på mødet, så alle kan blive hørt af dem I kommunikerer med.
På samme møde er det vigtigt at folk ikke at skal sidde omkring bordet og læne sig ind for at opfange hvad, der bliver sagt i den anden ende. Igen; lyden skal bare være i orden, så man ikke afbryder medarbejdernes koncentration.
Polycom Trio 8800 er specielt designet til at give en dyb og fyldig lyd i jeres mødelokale og egner sig også som højttaler, hvis man f.eks. afspiller noget video på møderummets skærm. Der er også tre indbygget mikrofoner i høj kvalitet, der dækker en omkreds på ca. 6 m. Er dette ikke nok kan man udvide med ekstra sæt mikrofoner, som giver udvidet rækkevidde.
Se og bliv set
Hvis man kommunikere med nogle personer for første gang, eller med kolleger og kunder som man ikke ser så tit, så kan det være rart at sætte et ansigt på. Det kan også være nødvendigt at kunne præsentere produkter og gå i detaljer via videokonference.
Til Polycom Trio 8800 Collaboration Kit følger der som standard et Polycom EagleEye Mini webcam med, der kan monteres på toppen af skærmen i møderummet og pege ud mod konferencebordet. Her får man video i høj kvalitet. Det har ligeledes en bred synsvinkel, så man kan få folk med på billedet selvom man sidder spredt.
Ønsker I mulighed for at kunne udnytte video endnu bedre kan I vælge at opgradere med et Polycom EagleEye MSR Camera, som kan vægmonteres og give jer video i yderst høj kvalitet. Her er det også muligt via fjernbetjening at styre panorering og zoome ind, hvis der skal fokuseres på et fysisk whiteboard, eller et produkt på bordet.
Fem hurtige til indretning af mødelokale
1. Akustik. Lyden er ekstremt vigtig, når man skal foretage konferencekald. Sørg for at have indrettet rummet, så lyden ikke bliver kastet rundt. Sørg også for at investere i en konferencetelefon med gode mikrofoner.
2. Lysforhold. Sørg for at rummet er godt belyst, hvis I benytter videokonference. Skærm og kamera skal helst ikke pege ud mod et vindue, hvor sollys kan genere.
3. Fast monteret udstyr. Sørg for at jeres konferenceudstyr er fast inventar i lokalet, så der ikke lige hist og her bliver lånt kabler derfra til andre ting. Der er ikke noget værre end at stå i sidste øjeblik og finde ud af, at man ikke kan få en PowerPoint op på skærmen.
4. Sørg for at standardisere jeres mødelokaler med nemt betjenelig hardware, så jeres medarbejdere ved hvordan de hurtigt kommer i gang uanset hvilken afdeling de besøger.
5. Gør det nemt for gæster at kunne komme på jeres mødeløsning, hvis de skal dele skærmbilleder og præsentationer med jer.
De spontane og mindre møder
I mange virksomheder vokser de små glasburerum op, hvor man typisk har plads til 3- 4 personer, når der skal afholdes et mindre møde, eller hvis man blot lige har brug for at sidde koncentreret med en opgave. Her vil man typisk ikke vælge de store dyre konferenceløsninger, men det kan være, at man har en skærm med et kabel, så man hurtigt kan få delt sit Windows skrivebord.
Det er dog stadig vigtigt at kunne kommunikere klart og tydelig ud af huset uanset om det er med en kunde i den anden ende af landet, eller en partner i Indien. Mange vælger her at foretage et kald via f.eks. Skype for Business på sin laptop, hvilket er billigt og nemt.
Hurtigt i gang
Her kommer Polycom VoxBox på banen som et fremragende værktøj til at føre samtaler i høj kvalitet i en formfaktor, der er tæt på lommeformat. Den kompakte speakerphone giver jer fremragende HD lyd i højttaleren og har indbygget mikrofoner med Polycom’s egen NoiseBlock teknologi, der sørger for at man går klart og tydeligt igennem til personen i den anden ende.
VoxBox forbindes nemt til computeren via USB og er certificeret til Skype for Business, så man er klar med det samme. Den har også indbygget Bluetooth 4.1, så man kan bruge den som konferenceenhed til sin smartphone.
Hurtigt i gang
1. Sørg for at have et rum, hvor I kan samles uforstyrret.
2. Husk at have opladet batteri på de enheder du anvender under mødet (speakerphone, mobiltelefon osv.)
3. Anvend udstyr som du og dine medarbejdere kender og nemt kan betjene.
4. Lav evt. et hurtigt testkald til en kollega, hvis I skal have møde med en ekstern partner eller kunde, så I er sikker på, at forbindelsen er i ordren.
5. Placer speakerphone midt på bordet, så alle deltagere høres tydeligt.
Mødet foran skærmen
Som nævnt giver softphone løsninger som Skype for Business mange muligheder i forhold til at afholde møder. Man kan have møder i firmaet på tværs af flere afdelinger, derhjemmefra, endda i bilen, eller foran computeren på kontoret.
Det giver en del muligheder og fleksibilitet for en virksomhed ikke at skulle samle sine medarbejdere fysisk samme sted. Det kan dog også give nogle udfordringer i forhold til baggrundsstøj både på det lydmæssige niveau, men også visuelt.
Undgå at forstyrre mødet
Hvis du sidder foran din skærm og deltager i et Skype møde, så er det vigtigt, at du har en god mikrofon så de andre deltagere kan høre dig. Samtidigt er det dog også vigtigt, at du er opmærksom på dine omgivelser. Er der folk som taler i baggrunden eller anden støj, som vil kunne genere eller ligefrem afbryde mødet?
Et støjreducerende headset hjælper både dig selv med at fokusere på samtalen, men har samtidigt en mikrofon, som er bygget til at fjerne støjen omkring dig, så du går klart igennem på mødekaldet.
Som virksomhed i helhed er det vigtigt at udstyre sine medarbejdere med den rigtige hardware for at få det optimale ud af et onlinemøde.
Hvordan bliver du set?
Hvis I anvender video til jeres mødekald skal man selvfølgelig have et godt webcam til sin computer, så man kan ses tydeligt og hvis man evt. får behov for at vise noget foran skærmen.
Det er også en god ide, at tænke på hvordan man sidder placeret. Der skal være ordentlig belysning, så billedet ikke kommer til at fremstå dårligt. Derudover kan der selvfølgelig være en afslappet stemning ved interne videomøder, men skal du føre en samtale med end kunde vil du sikkert gerne fremstå professionel.
Sidder du på åbent kontor kan det være, at der går kolleger rundt i baggrunden og det kan godt virke distraherende for mødet med kunden. Her kan det være godt at have en mobil skillevæg, som du kan sætte bag dig og danne et visuelt indtryk af at sidde i et lukket rum.
Fem hurtige til mødet foran skærmen
1. Vær forberedt. Hav headset og laptop opladet og klar til mødet.
2. Kom i god tid. Log på mødet et par minutter før, så du er sikker på, at der er forbindelse, samt at lyd og video går igennem. Det er ikke sjovt, hvis alle andre skal vente på dig, når mødet er startet.
3. Hav styr på skrivebordet. Skal du dele noget fra din skærm er det en god ide ikke at have for mange programmer og chats åbne. Hold det rent og overskueligt for de andre i mødet.
4. Luk Outlook! Det kan være noget så fristende lige at følge med i de mails, der tikker ind under et onlinemøde, men det kan nemt koste din koncentration. På samme måde er det en god ide at sætte telefonen på lydløs, så den heller ikke forstyrrer dig.
5. Mute. Holder I rundt om bordet samtale, eller er chefen i gang med at gennemgå budgetter, så slå din mikrofon fra. Hosten, klik på tastatur, eller andre smålyde virker meget mere forstyrrende, fordi man er meget mere fokuseret på lyden i onlinemødet i forhold til at sidde fysisk samlet omkring et bord.
Hardwaren
Polycom har et bredt udvalg af konferenceudstyr og det kan kombineres modulært, men hvis vi lige skal hive nogle eksempler frem inklusiv dem vi har nævnt, så tager vi her et hurtigt kig på nogle produkter som vi i Globe Systems anbefale.
Polycom VoxBox
Egenskaber: Mobil speakerphone løsning til både computer og smartphone. Nem at tilslutte via USB og Bluetooth. Fantastisk lyd i lille format.
Egner sig til: Spontane møder for mindre grupper på op til 4- 5 personer og folk der er på farten.
Polycom Trio 8800 Collaboration Kit
Egenskaber: Dyb og fyldig lyd til mødelokalet og nem at betjene med touch display på konferencetelefonen. Polycom Visual+ box gør det nemt at dele skærm trådløst via Miracast og Airplay. Fantastisk løsning, hvis man også har mange besøgende, der skal dele indhold.
Egner sig til: Små og mellemstore mødelokaler, hvor man ønsker at have en let tilgængelig og fastmonteret løsning.
Polycom MSR 300
Egenskaber: Består af Trio 8800 konferencetelefon med fantastisk lyd, Polycom EagleEye MSR Camera motoriseret webcam, hvor panorering og zoom kan styres via fjernbetjening. Derudover medfølger Polycom Dock, som er en stor og overskuelig touch skærm med interface som man kender det fra Skype.
Egner sig til: Mellemstore mødelokaler, hvor man ønsker avanceret videokonference og en meget let betjenelig løsning til brugerne.
Polycom Pano
Egenskaber: Selvstændig løsning der gør det muligt at dele skrivebord, PowerPoint, Excel samt meget andet via Miracast eller AirPlay. Der er selvfølgelig også HDMI udgang, hvis man ønsker at tilslutte på gammeldags manér.
Egner sig til: Møderum hvor man hurtigt og let vil kunne dele indhold fra sin laptop, smartphone eller iPad. Gør det nemt for gæster at fremvise præsentationer.
Økonomien i møderumsløsninger
Har man en mindre eller mellemstor virksomhed kan det godt være lidt afskrækkende at skulle investere i møderumsudstyr. De fleste har hørt om store dyre løsninger til flere hundrede tusind kroner og de penge kan sagtens investeres et andet sted.
Man kan uden problem få meget avanceret løsninger med flere kameraer på, store touchskærme og avanceret whiteboards, der også koster derefter. Det behøver dog ikke at koste en formue, når man skal se på løsninger til at afholde onlinemøder og konferencekald.
Som tidligere nævnt bliver mange møder holdt i teams og andre mindre grupper, hvor man ikke har brug for udstyr til 30 personer ad gangen. Derfor vælger både store og mellemstore virksomheder at købe mindre løsninger, så de derved kan udnytte flere små eller mellemstore mødelokaler på samme tid. Det sparer både tid og kvadratmeter. Det sparer både tid og kvadratmeter.
Hos større firmaer kan man altså omsætte det store dyre møderum til måske otte mindre og i de mindre virksomheder kan man få en løsning i høj kvalitet uden, at det vælter IT- budgettet.
Installation, IT og service
Når der skal investeres i møderumsløsninger er det en god ide at tage højde for om man selv internt har kompetencerne til at få udstyret installeret. Så snart noget udstyr skal på netværket kan der være firewalls, der skal åbnes eller lignende småting. Derfor kan det godt at have en konsulent med på sidelinjen, der kan give de hurtige svar undervejs i research- og opstartsfasen. Det kan også være en god ide, at købe Polycom’s egen Premier Service med til produktet, idet den ikke er særlig dyr og giver direkte adgang til support hos deres egne tekniske afdelinger.
Uanset hvad I ønsker, så kan Globe Systems hjælpe jer med en ren box løsning eller en total installation og opsætning.
Fem hurtige til valg af møderumsudstyr
1. Tal om jeres behov internt i virksomheden for at få en ide om hvor store møderumsløsninger I har brug for.
2. Køb ikke det billigste af det billigste udstyr på nettet – det giver ofte en negativ oplevelse.
3. Søg gerne nogle standard løsninger som jeres medarbejdere kan blive fortrolige med. Det forebygger teknisk besvær i hverdagen og er med til, at mødet kan afvikles og afsluttes på aftalte tidspunkter.
4. Vær ikke bange for at tage en konsulent med på råd. I Globe Systems søger vi at lytte til jeres behov og sammen finde frem til en løsning I kan blive glade for.
5. Overvej om I ønsker at klare al installation selv eller om I vil bruge en partner til det.